Как самостоятельно составлять запросы в Microsoft Access
Как самостоятельно составлять запросы в Microsoft Access

Как самостоятельно составлять запросы в Microsoft Access

Структура окна Access

Интерфейс БД – это комплекс программ (невидимых для пользователя), который организует диалог в процессе работы пользователя с БД. Общий вид окна Access показан на рис.63. В левой части имеется область ( Область переходов), в которой отображаются все созданные объекты базы данных, сгруппированные по категориям (таблицы, запросы, формы, отчеты и т.д.). Чтобы открыть уже созданный объект нужно щелкнуть дважды по его имени в списке объектов.

Рис.63 Главное окно приложения

В верхней части окна располагается элемент интерфейса, называемый Лентой, заменяющий меню и панели инструментов. В правой части окна располагается открытые объекты базы. Переключение между ними выполняется щелчком на ярлыке требуемого объекта. Щелчок правой кнопки мыши на ярлыке объекта открывает контекстное меню.

СУБД Access при обработке информации рассматривает БД как набор нескольких структурных элементов, каждый их которых может включать один или несколько объектов. Можно выделить следующие основные объекты:

Таблица – основной объект БД. Создаются таблицы пользователем для хранения информации о предметах или субъектах в определенной структуре. Из таблиц пользователи получают нужную им информацию. Любая таблица состоит из полей ( столбцов) и записей ( строк);

Форма – объект, используемый для разработки интерфейса, при помощи которого выполняется ввод данных пользователем, просмотр и редактирования БД.

Запросы – производный от таблицы объект БД, с помощью которого пользователи получают нужную информацию из таблиц. При помощи запросов можно создавать выборки данных, добавлять или удалять информацию в определенной таблице, а также создавать новые таблицы на основании данных одной таблицы или нескольких существующих таблиц.

Отчеты содержит сжатую форматированную информацию, полученную на основании БД по заданному формату. При этом выполняется обработка по заданному алгоритму для получения соответствующих степеней итогов и печатание отчета.

Макрос – способ структурированного описания одного или нескольких действий, которые автоматически выполняются в ответ на определенное действие.

Модуль – программы на языке VisualBasic, с помощью которых определенный процесс разбивается на несколько небольших процедур.

После создания новой БД в области объектов появится пустая таблица с именем Таблица1 (см рис.64). Пользователю предлагается работа с таблицей в так называемом «Режиме таблицы».

Рис.64 Создание новой таблицы

По умолчанию активен режим таблицы, который позволяет сразу начать ввод данных в таблицу. Новое поле создается автоматически при вводе данных в самый правый столбец таблицы – Добавить поле (рис.65).

Рис.65 Ввод данных в таблицу

В режиме таблицы активизируется вкладка Режим таблицы, панели которой показаны на рис.66.

С их помощью можно добавлять, удалять, переименовывать поля таблицы, задавать им тип данных и формат отображения, устанавливать связи между таблицами.

Рис.66 Содержание вкладки Режим таблицы

Для перемещения между записями в нижней части окна таблицы находится панель навигации (рис.67).

Рис.67 Панель навигации

Например, в данный момент текущей является седьмая запись. Если в таблице тысячи записей, то для быстрого перемещения к нужной записи, следует ввести перед словом «из» нужный номер и нажать клавишу Enter.

С помощью поля Поиск можно также быстро переместиться на нужную запись. Для этого следует поместить курсор в поле, по которому будет проводиться поиск и набрать в поле поиска нужное значение. При этом будет выполняться автоматическое перемещение курсора на первую подходящую запись.

Данный режим применяется для создания и изменения структуры таблицы. Структура таблицы включает такие понятия как имя поля, тип поля и свойства поля.

Для перехода в данный режим необходимо нажать кнопку Режим на панели Режимы вкладки Режим таблицы и выбрать пункт Конструктор.

В режиме конструктора вкладка Режим таблицы заменяется вкладкой Конструктор, панели которой представлены на рис.68.

Рис.68 Панели вкладки Конструктор

Сама таблица теперь отображается не как набор записей с данными, а как список полей (рис.69).

Рис.69 Таблица в режиме Конструктора

Окно Конструктора таблиц является графическим бланком для создания и редактирования структуры таблиц. В верхней части окна находятся в виде таблицы компоненты для описания логической структуры: Имя поля, Тип данных, Описание.

Правила присвоения имен в Access: не более 64 символов. В одной таблице поля не могут иметь одинаковое имя; оно не должно начинаться с пробела; запрещены точка, восклицательный знак, прямые скобки и управляющие символы с кодами ASCII 1-31.

Рекомендуется при присвоении полям имен применять «говорящую» аббревиатуру и короткие названия.

В графе Тип данных кнопкой ▼(кнопка выбора типа поля) раскрывается список и выбирается нужное значение. Допускаются следующие типы данных:

1. Текстовый – текстовая информация; до 255 символов

2. Числовой – числовые данные, которые участвуют в математических вычислениях.

3. Денежный – значения валют. Применяются для предотвращения округлений во время вычислений.

4. Поле Memo – длинный текст или число, например описание; до 64 000 символов

5. Дата/время – даты и время.

6. Счетчик при добавлении записей автоматически вставляется последовательность чисел, которые отличаются на 1 или несколько случайных чисел.

7. Логический – да/нет.

8. Поле объекта OLE – объекты, которые созданы в других программах (Word, Excel, рисунки, звуки).

9. Гиперссылка — адрес ссылки (путь) на документ или файл, находящийся в WWW, интрасети, LAN или локальном компьютере.

10. Мастер подстановок – создает поле, которое позволяет выбрать значение из другой таблицы или списка значений.

Нижняя часть бланка содержит список свойств поля, выделенного в верхней части. Свойства определяют условия ввода данных. Некоторые из свойств уже заданы по умолчанию. Свойства полей не являются обязательными, их можно настраивать по желанию, а можно не трогать.

1. Размер поля – задает максимальное число символов для ввода данных в поле.

2. Новые значения – определяет способ увеличения значения поля счетчик при добавлении в таблицу новых данных.

3. Формат поля – задает формат вывода значений этого поля.

4. Число десятичных знаков – определяет число десятичных знаков при отражении числа.

5. Маска ввода – задает маску ввода, которая облегчает ввод данных.

6. Подпись – определяет текст в качестве подписи ввода.

7. Значение по умолчанию – задается значение, по которому оно автоматически вводится в поле при создании новой записи.

8. Условие по значению – определяет требования к данным, которые вводятся в поле.

9. Сообщение об ошибке – позволяет указать текст сообщения, которое выводится на экран, когда нарушено условие ввода данных, определенное в свойстве «Условие по значению».

10. Обязательное поле – указывает, требует ли поле обязательного ввода значения.

11. Пустые строки – определяет, допускается ли ввод в это поле пустых строк (“ “).

12. Индексированное поле – определяет индекс, который создается по одному полю.

Индекс ускоряет выполнение запросов, в которых используются индексированные поля и операции сортировки и группировки. Например, если часто выполняется поиск по полю «Фамилия» в таблице «Сотрудники», следует создать индекс для этого поля.

При создании таблицы целесообразно задать ключевое поле. Это помогает в последствии при организации связей между таблицами. Для создания ключевого поля достаточно щелкнуть на его имени правой кнопкой и в открывшемся контекстном меню выбрать соответствующий пункт (Shift – в случае составного ключа).

По закрытию окна Конструктора предлагается сохранить изменения, внесенные в структуру таблицы, для этого нужно нажать кнопку Office и выбрать пункт Сохранить (или нажать сочетание клавиш Ctrl+Sили воспользоваться кнопкой Сохранить на Панели быстрого доступа).

Есть несколько способов создания новой таблицы, отличающихся уровнем автоматизации:

1. Создание новой таблицы на основе шаблона таблицы. Для создания таблиц «Контакты», «Задачи», «Вопросы», «События» и «Основные фонды» можно использовать шаблоны таблиц, которые включены в Office Access 2007. Чтобы воспользоваться данным способом создания таблицы нужно щелкнуть по команде Шаблоны таблиц панели Таблицы на вкладке Создание.

2. Создание новой таблицы с помощью импорта внешних данных или связи с ними. На вкладке Внешние данные в группе Импорт следует выбрать один из доступных источников данных (рис.70). В зависимости от обстоятельств из импортируемой таблицы может поступить структура полей, их названия и свойства, а также и содержимое базы.

Рис.70 Автоматический способ создания новой таблицы

Операции с таблицами

Для переименования созданной таблицы следует выделить ее в Области переходов, нажать правую кнопку мыши и выбрать из выпадающего списка пункт Переименовать.

Если необходимо внести серьезные коррективы в имеющуюся таблицу, то можно предварительно создать ее резервную копию с другим именем, и затем, в случае необходимости, восстановить эту копию под старым именем. Для этого потребуется удалить неудачный вариант таблицы и переименовать резервную копию, восстановив ее исходное имя.

Для создания резервной копии таблицы следует выделить ее в Области переходов, после чего выполнить перетаскивание мышью этой таблицы в пределах области, удерживая нажатой клавишу Ctrl.

Читайте также:  Нужно ли срез монтажной пены проходить герметиком

Если требуется получить только копию структуры таблицы (без данных), сначала нужно выделить требуемую таблицу, скопировать ее в буфер и выполнить вставку из буфера. При этом автоматически появится диалоговое окно Вставка таблицы, в котором необходимо указать новое имя таблицы и выбрать в качестве Параметра вставки пункт Только структура (рис.71).

Рис.71 Диалоговое окно Вставка таблицы

Чтобы удалить таблицу из БД, следует выделить ее в окне БД и воспользоваться клавишей Delete или из контекстного меню выбрать пункт Удалить.

Создание связей между таблицами

MSAccess устанавливает постоянные взаимосвязи между таблицами, участвующими при создании форм, запросов и отчетов. Поля, с помощью которых устанавливаются постоянные взаимосвязи между таблицами, могут иметь разные имена, однако лучше использовать совпадающие имена. Связь между таблицами осуществляется на основе значений совпадающих полей. При этом одна из таблиц считается главной, а другая – связанной. Главная – это та таблица, которая участвует в связи своим ключевым полем.

Алгоритм определения связей между таблицами:

1. Все открытые таблицы закрыть.

2. Переключиться в окно БД.

3. На панели инструментов нажать кнопку «Схема данных» на панели Показать или скрыть вкладки Работа с базами данных, связи создаются в окне диалога Схема данных.

4. Если в БД не определены связи, то на экране появится окно Добавление таблицы. Если на экране этого окна нет, а связи нужно определить, то на панели инструментов следует нажать кнопку Добавить таблицу.

5. Дважды щелкнуть мышью по именам таблиц, для которых необходимо установить связи. Закрыть окно диалога Добавление таблиц.

6. Установить связь между полями путем выбора поля в одной таблице и «перетягивания» его на соответствующее поле в другую таблицу. Связываемые поля должны быть одинакового типа данных и иметь содержание одного типа.

7. В окне диалога Связи проверить имена, которые представлены в двух колонках.

8. Для создания связей нажать копку Создать.

В окне диалога Связи включение флажка Обеспечение условия целостности данных позволяет защититься от случаев удаления записей из одной таблицы, при которых связанные с ними данные других таблиц останутся без связи.

Целостность данных означает систему правил, используемых в Microsoft Access для поддержания связей между записями в связанных таблицах, а также обеспечивающих защиту от случайного удаления или изменения связанных данных. Установить целостность данных можно, если выполнены следующие условия.

· Связанное поле главной таблицы является ключевым полем

· Связанные поля имеют один тип данных

· Обе таблицы принадлежат одной БД.

При работе с данными после установки их целостности необходимо пользоваться следующими правилами:

§ В поле внешнего ключа связанной таблицы нельзя ввести значение, которое не удерживается в ключевом поле главной таблицы;

§ Из главной таблицы не допускается удаление записи, если в подчиненной таблице существуют связанные с ней записи;

§ Невозможно изменить значение ключевого поля в главной таблице, если существуют записи, которые с ней связаны.

Установка флажка «Обеспечение целостности данных» обеспечивает вывод на экран предупреждения и невыполнение действий, которые нарушают одно из перечисленных правил.

Каскадные операции.Для отношений, в которых проверяется целостность данных, пользователь имеет возможность указать, следует ли автоматически выполнять для связанных записей операции каскадного обновления и каскадного удаления. Если включить данные параметры, станут возможными операции удаления и обновления, которые в противном случае запрещены условиями целостности данных. Чтобы обеспечить целостность данных при удалении записей или изменении значения первичного ключа в главной таблице, автоматически вносятся необходимые изменения в связанные таблицы.

Если при определении отношения установить флажок Каскадное обновление связанных полей, любое изменение значения первичного ключа главной таблицы приведет к автоматическому обновлению соответствующих значений во всех связанных записях. Например, при изменении номера учебной группы в таблице «Группы» будет автоматически обновлено поле «Учебная группа» во всех записях таблицы «Список студентов», поэтому целостность данных не будет нарушена. Microsoft Access выполнит каскадное обновление без ввода предупреждающих сообщений.

Примечание. Если в главной таблице ключевым полем является поле счетчика, то установка флажка Каскадное обновление связанных полей не приведет к каким-либо результатам, так как изменить значение поля счетчика невозможно.

Если при определении отношения установить флажок Каскадное удаление связанных записей, то любое удаление записи в главной таблице приведет к автоматическому удалению связанных записей в подчиненной таблице. Например, при удалении из таблицы «Группы» записи с конкретной группой будут автоматически удалены все связанные записи в таблице «Список студентов».

Контрольные вопросы для самоподготовки студентов

  1. Что такое СУБД?
  2. Перечислите функции СУБД.
  3. Приведите классификацию СУБД.
  4. Охарактеризуйте объекты, создаваемые в СУБД MSAccess.
  5. Какую модель данных поддерживает СУБД MSAccess?
  6. Перечислите способы создания таблиц.
  7. Какие типы данных можно задавать в полях таблицы?
  8. С какой целью задаются ключевые поля?
  9. Зачем при создании связей между таблицами устанавливается флажок целостность данных?
  10. Объясните назначение операций каскадное обновление и каскадное удаление полей.
  11. Как выполняется поиск нужных записей в таблице?

Источник

Как самостоятельно составлять запросы в Microsoft Access

Начинающим разработчикам приложений под Microsoft сервер необходимо знать, как делать запросы в Access. Microsoft Access – самая популярная программа для работы с базами данных в Windows. Основной причиной успеха программы является интерактивный интерфейс.

Запросы или команды предоставляют возможность извлекать и фильтровать информацию, вычислять итоги, а также обновлять, перемещать и удалять записи в большом количестве. Освоение команд Microsoft Access улучшит способность программистов управлять данными и упростит разработку приложений.

Визуальное представление таблиц и графических связей между ними делает запросы Microsoft Access чрезвычайно простыми в использовании. Приятный пользовательский интерфейс по-прежнему позволяет выполнять очень мощный и расширенный анализ. Весь механизм смоделирован на системах SQL и может переключаться между графическим дизайном и синтаксисом SQL.

Разработчики сами делают выбор: использовать готовый конструктор или писать код на SQL. Но стоит помнить, что знание многих функций Microsoft Access позволяет быстро выполнять расширенную обработку данных без программирования.

Виды запросов

Microsoft Access поддерживает множество типов. Описание главных категорий:

  1. Select позволяет получать записи или сводки (итоги).
  2. Создание таблиц. Аналогично к Select, но результаты помещаются в таблицу, которая создается автоматически.
  3. Добавление. Аналогично первым двум, но результаты добавляются в существующую таблицу.
  4. Update изменяет (обновляет) данные в записях.
  5. Delete.

Команда Select является наиболее распространенной и может использоваться для просмотра и выбора данных для форм, отчетов, элементов управления и других операций. Другие типы создают или изменяют данные и вместе называются запросами действий.

Запросы на примере Select

Для создания команды с помощью конструктора следует выполнить такие действия:

  1. Перейти во вкладку «Создать» и нажать на кнопку «Конструктор запросов».
  2. Выбрать тип.
  3. Выбрать таблицу и поля. Основным шагом является указание таблицы или таблиц для использования и полей для отображения. Необходимо выбрать таблицу из списка. Выбранная таблица размещается в верхней части окна. Оттуда можно выбрать поля, нужно дважды нажать по ним или перетащить их в нижнюю часть окна. Важно убедиться, что опция «Вывод на экран» активна для требуемых ячеек.

Источник



Как создавать запросы в Access: пошаговая инструкция и рекомендации

Приложение СУБД MS Access – это полноценный помощник для создания и ведения баз данных, заключенных в таблицы и массивы. Если база имеет слишком большой объем, быстро найти необходимые значения довольно сложно.

Именно поэтому в Access существует такая функция, как запросы. Рассмотрим, что это такое, как работает, какие имеет особенности.

Создание запросов в Microsoft Access

Чтобы разобраться, как создавать запросы в Access, нужно знать основные положения работы с СУБД.

Существует два способа выполнить данную процедуру:

  • Конструктор запросов.
  • Мастер запросов.

Первый способ дает возможность создать любой из всех доступных запросов в ручном режиме, но с небольшой оговоркой, заключающейся в том, что пользователь имеет опыт работы с приложением Access. Также он должен разбираться хотя бы в основных его задачах. Что касается второго способа, то его нужно рассмотреть более подробно.

Легкий путь для новичков

Знающий человек за несколько кликов мышью выбирает те компоненты, которые потребуются пользователю для выполнения запроса, а затем быстро формирует реестр, в соответствии с собранными ключевыми значениями. Если это первое знакомство с СУБД, и пользователь не представляет, как создавать запросы в Access, то выбирается программа Мастер.

В данном режиме можно ознакомиться и разобраться со следующими типами запросов:

  • Простой.
  • Перекрестный.
  • Записи без подчиненных.
  • Повторяющиеся записи.

Данный выбор осуществляется уже на первом этапе работы с Мастером. А в дальнейшем, следуя четким указаниям, даже начинающий пользователь легко создаст запрос. Познакомимся с его разновидностями.

Простой запрос

Этот инструмент работы с таблицами собирает нужные данные из указанных пользователем полей. Уже по названию видно, что это самый популярный тип запросов для новичков. Его удобство заключается в том, что такая процедура открывается в новой вкладке. Поэтому ответ на вопрос, как создать запрос в Access 2010, становится очевидным уже после открытия первого меню Мастера.

Перекрестный запрос

Этот тип выборки более сложный. Чтобы разобраться, как создать перекрестный запрос в Access с помощью «Мастера» в данном режиме, нужно кликнуть по этой функции в первом окне.

На экране появится таблица, в которой можно выбрать до трех столбцов, расположенных в оригинале.

Одно из оставшихся не выбранных полей может быть использовано в качестве заголовков таблицы запроса. На третьем этапе процедуры (пересечение) выбирается еще одно значение с вариативностью функцию (среднее значение, сумма, первый, последний).

На фото показано, что перекрестный запрос создан, и что по заданным параметрам совершены необходимые действия.

Повторяющиеся записи

Как понятно из названия, основное предназначение данного запроса – выборка всех одинаковых строк в таблице по указанным параметрам. Выглядит это так:

Кроме того, доступен выбор дополнительных полей, чтобы подобрать соответствие сразу в нескольких строках.

Чтобы выбрать повторяющиеся записи, нужно раскрыть список запросов и создать там новую папку. Далее в окошке «Новый запрос» выбрать строку «Поиск повторяющихся записей». Далее нужно следовать указаниям Мастера.

Записи без подчиненных

Это последний тип запросов, доступный в режиме «Мастер – Записи без подчиненных».

В этом случае ведется выборка только тех значений, которые не задействованы ни в одном поле таблиц и запросов, но которые уже созданы.

Данный тип актуален только в случаях, когда баз данных несколько.

Все эти четыре типа запросов являются базовой точкой для работы со сложными элементами, но позволяют легко разобраться, как создать запрос в базе данных Access.

Функции запросов в MS Access

Разберемся, зачем нужно выполнять описанные выше действия. Задача всех простых и сложных запросов в СУБД Access заключается в следующем:

  • Сбор необходимых данных в таблицах, их последующих просмотр, редактирование, добавление новых значений.
  • Прекрасный исходный материал для подготовки всевозможных форм отчетности.
  • Проведение математических и статистических счетных процедур над целыми массивами данных с выводом итогов на экран (среднее значение, сумма, отклонение, итоги).

Запрос на выборку

Этот тип работы с базами данных является сложным, так как требует участия нескольких таблиц.

Необходимо, чтобы во всех таблицах были общие ключевые поля. В противном случае совершить операцию не получится.

Повторим, как создать запрос на выборку в Access. Сначала нужно создать простой запрос с выбором нужных полей. Уже здесь можно редактировать данные, чтобы привести их в желаемый вид. К слову, внесенные изменения перенесутся и в исходные таблицы, так что этот момент нужно учитывать.

В открывшемся окне конструктора заполняется окно «Добавление таблиц». Здесь нужно добавить те таблицы или запросы, из которых нужно вытаскивать исходные значения.

После добавления можно приступить к заполнению условий запроса. Для этого нам нужна строка «Поле». В ней нужно подобрать те значения из таблиц, которые будут отображаться при запросе.

Чтобы завершить операцию, нужно нажать на кнопку «Выполнить».

Запрос с параметрами

Это еще одна разновидность сложной процедуры, которая потребует от пользователя определенных навыков работы с базами данных. Одним из главных направлений такого действия является подготовка к созданию отчетов с объемными данными, а также получение сводных результатов. Как создавать запросы в Access 2007 с помощью конструктора, будет рассмотрено ниже.

Начинать данную процедуру по выборке данных нужно с создания простого запроса, чтобы выбрать нужные поля. Далее через режим Конструктора обязательно нужно заполнить поле «Условие отбора» и, уже исходя из внесенного значения, будет осуществляться отбор.

Таким образом, на вопрос о том, как создать запрос с параметром в Access, ответ простой — внести исходные параметры для выборки. Чтобы работать с Конструктором необходимо пользоваться Мастером запросов. Там создается первичные данные для фильтрации, которые служат основой дальнейшей работы.

Расширенный перекрестный запрос

Продолжаем усложнять ситуацию. Еще труднее для понимания является информация о том, как создавать запросы в Access, если присутствует несколько таблиц с данными. Перекрестный запрос уже рассматривался выше, как один из вариантов работы с Мастером. Однако, и в режиме «Конструктора» можно создавать подобный запрос.

Для этого необходимо нажать «Конструктор запросов» — «Перекрестный».

Открывается меню добавления исходных таблиц, а также возможность заполнения выборочных полей. Единственное, на что следует обратить внимание, – пункты «групповая операция» и «перекрестная таблица». Их нужно заполнять правильно, иначе процедура не будет выполнена корректно.

Перекрестные запросы – это наиболее простой способ поиска и выборки информации из нескольких источников данных, плюс с возможностью формирования диаграмм и графиков.

Более того, при использовании данной процедуры быстрее выполняется поиск, даже с несколькими вариантами развития.

Конечно, присутствуют и «подводные камни», которые могут помешать в работе. Например, при создании запроса на сортировку базы данных по значению столбцов система выдает ошибку. То есть доступна только сортировка по стандартным пунктам – «возрастание и убывание».

Краткие рекомендации

Подводя итоги, нужно сказать, что решить, как создавать запросы в Access – с помощью Мастера или Конструктора, должен сам пользователь. Хотя, для большинства людей, которые используют СУБД MS Access, больше подойдет первый вариант. Ведь Мастер сам сделает всю работу, оставив для пользователя только несколько кликов мышью, при выборе условий запроса.

Чтобы использовать расширенные настройки, явно необходим опыт работы с базами данных на уровне профессионала. Если в работе задействованы большие базы, лучше всего обратиться к специалистам, дабы избежать нарушения работы СУБД и возможных потерь данных.

Есть один момент, который доступен лишь программистам. Так как основным языком СУБД является SQL, то нужный запрос можно написать в виде программного кода. Чтобы работать в данном режиме, достаточно нажать на строку уже созданного запроса, и в открывшемся контекстном меню выбрать «Режим SQL».

Источник

Создание запросов СУБД MS Access: запросов на выборку в режиме Конструктора, параметризованного запроса, запроса-действия, страница 2

2. В окне Microsoft Access включите переключатель Открыть базу данных, выберите ранее созданную базу данных Моя библиотека и щелкните на кнопке ОК.

3. Создание запросов на выборку. В окне БД выберите вкладку Запросы. Нажмите кнопку Создать и в появившемся окне Новый запрос выберите Конструктор и нажмите кнопку ОК.

4. В окне Добавление таблицы выберите таблицу Книги и нажмите кнопку Добавить. Таким же образом добавьте таблицы КнигиАвторы и Авторы. После добавления таблиц нажмите кнопку Закрыть в окне Добавление таблицы. Диалоговое окно Запрос1: запрос на выборку изображено на рис. 3.1.

Как видно из рис. 3.1, в диалоговом окне Запрос1: запрос на выборку вверху располагаются добавленные таблицы-источники со списками полей. Внизу окна расположен бланк запроса, который следует заполнить. Сначала в строку Поле добавьте поля из таблиц-источников. Для этого в таблице Книги выделите поле Название и дважды щелкните по нему ЛКМ, в результате чего поле Название переместится в первый столбец строки Имя, а в строке Имя таблицы автоматически появится– Книги. Таким же образом переместите в другие столбцы бланка запроса поля ГодИздания, Цена, МестоХранения таблицы Книги, поля Фамилия, Имя таблицы Авторы. Но при создании следующих запросов пользователь сам решает, какие поля и из какой таблицы включать в запрос.

5. В столбцах с именем полей Название и Фамилия в строке Сортировка откройте список и выберите строку по возрастанию. Записи поля отображаются на экране, если в строке Вывод на экран устанавливается для такого поля галочка. Снимается галочка (флажок) щелчком ЛКМ на квадратике.

6. В строке Условие отбора и в нижней строке или указывается критерий поиска записей. В условиях отбора могут использоваться операторы Lake, Between, >, И при отборе в строке Условия отбора надо записать условия для выбранных полей. При задании критерия отбора ИЛИ каждое условие должно размещаться в отдельной строке. Для создания критерия отбора И/ИЛИ в одном поле можно использовать операторы And/ Not, Or, а для исключения тех или иных записей использовать оператор Not. В строке Условие отбора можно задать различные условия отображения данных в таблице запроса.

7. Для первого запроса на выборку для поля Цена задайте > (или Книги вашейБД. Выберите цену, расположенную между минимальной и максимальной ценами вашей таблицы.

8. Нажмите на кнопку закрытия окна запроса Закрыть (х) или кнопку Вид на панели инструментов , в окне Сохранение задайте имя запроса (например, С ограничением цены) и нажмите кнопку ОК. Под заданным именем запрос будет на вкладке Запросы.

9. Если не была нажата кнопка Вид, для запуска запроса нажмите на кнопку Открыть на окне базы данных. При запуске образуется результирующая таблица.

10. Чтобы изменить структуру запроса, щелкните кнопку Вид на панели инструментов (первая слева с изображением зеленого треугольника). Для запуска запроса снова щелкните кнопку Вид. Проделайте это, сделав изменение, например, в строке Вывод на экран и снимите щелчком флажки (галочки) с некоторых полей и, запустив запрос, проверьте свои изменения.

11. Параметризованныйо запрос сначала создаётся так же, как и простой запрос на выборку (п.п. 3 – 6).

Источник

Создание и изменение запроса с помощью Конструктора запросов

Для изменения уже существующих запросов и для создания новых запросов используется Конструктор запросов. Для того чтобы открыть запрос в режиме Конструктора, выделите в списке один из существующих запросов, например только что созданный запрос «Сотрудники Запрос», и нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна База данных (Database).

Появляется окно Конструктора запросов (рис. 4.5). В верхней части окна отображается таблица (или несколько таблиц, если запрос многотабличный) в том виде, в каком таблицы отображаются в окне Схема данных (Relationship). Таблицы — источники данных для запроса, мы будем называть базовыми таблицами запроса. В нижней части окна находится бланк запроса — таблица, ячейки которой используются для определения запроса. В бланке отображаются все столбцы, включенные в результирующее множество запроса.

Для того чтобы просматривать полностью бланк запроса и все исходные таблицы, используют линейки прокрутки.

В области панелей инструментов Access отображается панель инструментов Конструктор запросов (Queries Design). Эта панель представлена на рис. 4.6, а в табл. 4.1 приведено описание кнопок этой панели инструментов и соответствующие им команды меню.

Рис. 4.5. Запрос «Сотрудники Запрос» в режиме Конструктора запросов

Конструктор запросов » width=»242″ height=»102″/>

Рис. 4.6. Панель инструментов Конструктор запросов

Таблица 4.1. Описание кнопок на панели инструментов Конструктор запросов

С использованием кнопок панели инструментов вы будете знакомиться по мере изучения работы с запросами, как в данной главе, так и в гл. 8.

А теперь рассмотрим, как создать новый запрос с помощью Конструктора запросов. Для этого необходимо:

  1. В окне базы данных на панели объектов выбрать ярлык Запросы (Queries).
  2. В списке запросов выбрать ярлык Создание запроса в режиме конструктора (Create query in Design view) или нажать кнопку Создать (New), в появившемся окне Новый запрос (New Query) выбрать Конструктор (Design view) и нажать на кнопку ОК.
  3. В окне Добавление таблицы (Show Table) (см. рис. 4.5) выбрать одну или несколько таблиц или запросов для построения нового запроса и нажать кнопку Добавить (Add). Для удобства выбора таблиц и запросов в окне существуют следующие вкладки: Таблицы (Tables), на которой отображается список таблиц; Запросы (Queries), на которой отображается список запросов; Таблицы и запросы (Both), на которой отображается список таблиц и запросов вместе.

Добавление таблицы Конструктора запросов» width=»428″ height=»282″/>

Рис. 4.7. Окно Добавление таблицы Конструктора запросов

Рис. 4.8. Запрос по нескольким связанным таблицам

Иногда Конструктор устанавливает лишние связи, основываясь только на именах и типах полей. Это может привести к некорректным результатам запроса, поэтому нужно обязательно проверять, как отображаются связи между таблицами в окне Конструктора запросов, и удалить вручную лишние связи. Для этого выделите лишнюю связь, щелкнув по ней левой кнопкой мыши, и нажмите клавишу . Работа со связями в окне Конструктора запросов выполняется точно так же, как в окне Схема данных (Relationship) (см. разд. «Связывание таблиц на схеме данных»гл. 2).

Примеры разных способов включения полей в результат запроса в режиме Конструктора запросов приведены на рис. 4.9—4.11.

Рис. 4.9. Пример отбора полей для нового запроса в режиме Конструктора

Рис. 4.10. Вид окна Конструктора при выборе всех полей из таблицы

Чтобы добавить в запрос еще одну таблицу или другой запрос, необходимо:

    Нажать кнопку Добавить таблицу (Show Table) на панели инструментов или выполнить команду меню Запрос, Добавить таблицу (Query, Show Table).

Рис. 4.11. Выбор полей запроса из раскрывающегося списка

Если нужная таблица находится в другой базе данных или другом приложении, необходимо сначала присоединить эту таблицу к текущей базе данных.

  • Выбрать имя объекта, добавляемого в запрос.
  • Нажать кнопку Добавить (Add), а затем кнопку Закрыть (Close).
  • Добавить таблицу или еще один запрос в окно Конструктора запросов можно также путем перетаскивания мышью названия таблицы или запроса из окна базы данных.

    Чтобы удалить базовую таблицу из запроса, необходимо выделить ее, щелкнув на любом месте в списке ее полей, и нажать клавишу .

    Чтобы удалить поле из запроса, выделите нужный столбец в бланке запроса, а затем нажмите клавишу . Чтобы выделить столбец, пользуйтесь областью выделения столбцов — узкой серой полоской над столбцами в бланке запроса. Когда вы подводите указатель мыши к этой области, он преобразуется в жирную стрелку, направленную вниз.

    Поля в таблице, являющейся результатом запроса, отображаются в том порядке, в котором они следуют в бланке запроса. Если требуется изменить порядок их следования, переставьте соответствующим образом столбцы в бланке запроса. Делается это стандартным способом, т. е. сначала выделяется нужный столбец или несколько столбцов, а затем они перетаскиваются мышью на новое место. При этом отпускать кнопку мыши нужно тогда, когда указатель мыши окажется перед тем столбцом, который делжен быть справа от вставляемого столбца. После вставки все столбцы, расположенные справа от указателя, сдвигаются вправо. Если вы перемещаете столбцы в конец запроса, то отпускайте кнопку мыши, когда указатель окажется перед первым свободным столбцом.

    В режиме Конструктора запросов можно изменять имена полей запроса. Чтобы переименовать поле, необходимо установить курсор в бланке запроса перед первой буквой его имени и ввести новое имя и символ двоеточия. Пример запроса с измененными именами полей приведен на рис. 4.12. Изменение имени поля в бланке запроса приводит к изменению заголовка столбца при просмотре запроса в режиме таблицы. Кроме того, если на основе запроса создать новый объект, например форму или отчет, в новом объекте будет использовано новое имя поля. Имя поля базовой таблицы при этом не изменяется. Это имя также не изменяется в тех формах и отчетах, которые были созданы на основе запроса до изменения имени поля. Имена полей в запросах должны соответствовать соглашениям об именах Microsoft Access.

    Рис. 4.12. Изменение названия поля в запросе

    Чтобы использовать новое имя поля только в заголовках столбцов в режиме таблицы или как подпись полей в формах и отчетах, следует задать для этого поля свойство Подпись (Caption), а не переименовывать поле в бланке. (Об установке свойств поля см. разд. «Настройка свойств полей в запросе и свойств самого запроса»гл. 8)

    Ширина столбцов в бланке запроса также может меняться. Осуществляется это простым перетаскиванием мышью границы столбца или двойным щелчком мыши по линии границы, как это делается в таблице Excel.

    Изменение ширины столбцов в окне Конструктора запросов или в окне расширенного фильтра не влияет на ширину столбцов запроса в режиме Таблицы или объекта, для которого применен фильтр.

    В строке Условие отбора (Criteria) и в строке или (Or) указываются условия отбора записей. Такими условиями могут быть логические выражения. Например, (>30), (=’Иванов’), (=10) и т. п. (0 создании выражений в условиях запроса см. разд. «Использование выражений в запросах» ниже в этой главе.)

    Условия, находящиеся в одной строке, но в разных столбцах бланка, объединяются по логическому оператору And (И). Если нужно объединить условия отбора по логическому оператору Or (ИЛИ), разместите эти условия в разных строках бланка запроса. Пример использования нескольких условий отбора приведен на рис. 4.13.

    Рис. 4.13. Задание критериев отбора записей в запросе

    Если критерий отбора очень сложный, можно вставлять дополнительные строки условий. Для этого необходимо:

    1. Выделить строку, которая должна оказаться под вставляемой строкой. Для этого нужно подвести указатель мыши к левой границе строки (он должен превратиться в жирную стрелку, указывающую вправо) и щелкнуть левой кнопкой мыши.
    2. Выполнить команду Вставка, Строки (Insert, Rows) или нажать клавишу

    Источник

    Adblock
    detector